В настройках согласования Администратор создает маршруты согласований для текущего проекта. В маршрутах назначаются, уровни доступа к согласованию, этапы согласований с ответственными за проверку документации пользователями. Также настраиваются статусы, штампование, подписание, копирование и оповещения.
Настройки Согласования находятся в Настройках проекта
¶ Доступы
Для каждого маршрута согласования можно назначить права доступа: кто будет видеть комплекты в реестре согласований, кто сможет инициировать согласования, кто сможет редактировать комплекты согласования.
Пользователь может видеть следующие комплекты в реестре:
- Назначенные ему (ответственный любого этапа)
- Назначенные им (Инициатор) (может инициировать только с доступом на создание и редактирование)
- Доступные для его роли (просмотр, создание и редактирование)
Пользователь может создавать (добавлять файлы, обновлять версии, удалять файлы, перезапускать) следующие комплекты:
- Доступные для его роли (создание и редактирование)
Пользователь может полностью редактировать следующие комплекты:
- Доступные для его роли (редактирование)
¶ Этапы согласований
Здесь назначаются пользователи или роли, ответственные за проверку документации. В процессе согласования каждый указанный ответственный на своем этапе проверяет документы из комплекта и ставит им соответствующие статусы. Можно указать до 20 ответственных.
Срок согласования устанавливается в кружке напротив ответственного (до 31 дней).
Если ответственный с включенным замком
отклонит документ в комплекте как не прошедший проверку, то документ заблокируется и ответственные на следующих этапах согласования не смогут поставить статус для этого документа. Если замок отключен, то в случае отклонения файла, он все равно перейдет на проверку к следующему ответственному.
По умолчанию процесс согласования проходит последовательно
, но начиная от трех пользователей появляется возможность выбрать параллельный
порядок согласования. Таким образом, параллельный этап запускается и становится активным вместе с предыдущим.
Например, в данном случае этап 2 будет идти вместе с этапом 1.
¶ Статусы
В поле “Статус” выбирается тип статуса, являющийся логической опцией, отвечающей за продвижение документа к следующему этапу согласования: Утверждено или Отклонено. Таким образом, утвержденный документ переходит к следующему этапу согласования, а отклоненный документ не переходит.
В последующих полях указываются название и иконка статуса, которые будут отображаться для пользователей в процессе согласования. Можно добавить до 10 статусов.
¶ Штампование
На этапе “Штампование” проставляются штампы и QR на документы из комплекта.
Сначала из списка выбирается тип штампования:
- Штамп - будет проставлен только Штамп
- QR-код - будет проставлен только QR
- Штамп и QR-код - будут проставлены Штамп и QR
- Не штамповать
Затем выбирается Ответственный за этап штампования, который проверяет правильность штампования документов.
- Если выбрана опция "Завершать этап автоматически", то при успешной обработке всех файлов (штампование) этап автоматически переходит на следующий. Однако, если произошла ошибка хотя бы с одним файлом, Ответственный получает уведомление на электронную почту о возникшей ошибке. В таком случае, Ответственному требуется принять соответствующие меры: либо повторно отправить файл для штампования, либо продолжить согласование без этого файла.
- Если опция "Завершать этап автоматически" не выбрана, то после штампования файлов ответственному всегда приходит уведомление по электронной почте о завершении этапа. Он проверяет правильность нанесения штампов и принимает решение о продолжении согласования. Если все в порядке, он может перейти к следующему этапу. Если есть ошибки, то Ответственный повторно отправляет файлы для штампования или продолжает согласование без них.
Для QR и Штампа заполните страницы наложения (страницы, на которые будут нанесены штамп и QR). Для Штампа также заполните поля Компания, ФИО и Должность.
По умолчанию для полей “Масштаб”, “Отступ” и “Размер” заполнены оптимальные значения для простановки штампа и QR. При необходимости замените данные значения.
¶ Подписания
На этапах подписания назначаются пользователи или роли, которые ответственны за подписание документов с помощью ЭЦП. Также указывается срок подписания документов (до 31 дней).
Подписать документ можно двумя способами: встроенной подписью или отдельным sig файлом. Встроенной подписью можно подписать только PDF.
Как и этапы согласования, подписания могут проходить последовательно или параллельно
¶ Копирование
На данном этапе указывается папка, в которую необходимо скопировать проштампованные документы из комплекта.
Можно выбрать несколько вариантов копирования:
- Не копировать
- Копировать в конкретную папку - Папка для копирования указывается в настройках согласования
- Отстроить структуру - Указываются две папки: исходящая папка - это та, относительно которой считывается путь до согласованного и копируемого файла. Входящая папка - это та папка, в которой дублируется аналогичная структура папок для складывания копируемых файлов.
- Указать папку на финальном этапе согласования - Ответственный на последнем этапе согласования указывает папку, куда будут скопированы файлы из комплекта
¶ Оповещение
Опция Оповещения позволяет указать пользователя, роль или Email, которым будет приходить полный отчет о согласовании после его завершения
