¶ Создание согласования
Для создания комплекта согласования перейдите в раздел "Согласования", нажмите “+” и в открывшемся окне заполните следующие поля:
- “Название” комплекта.
- “Шифр” комплекта.
- “Договорную дату” окончания процесса согласования. Договорная дата копируется в плановую, однако обе эти даты при необходимости можно заменить в дальнейшем
- Выберите преднастроенный “Тип согласования".
Затем откройте созданный комплект согласования или любой другой комплект из списка, нажав на строку в реестре, и добавьте файлы к комплекту. Добавление файлов в комплект осуществляется как из комплекта согласования, так и из раздела “Документы”.
- Для добавления файлов непосредственно из комплекта, нажмите “+” и в открывшемся окне выберите необходимые документы.
- Чтобы добавить файлы из раздела “Документы”, нажмите ПКМ → Добавить в согласования.
В верхней части находятся этапы согласования, при наведении на которые отображается информация об этапе. В правой части отображается состояние статусов каждого файла на этапе.
Условные обозначения:
¶ Запуск согласования
Кнопка “Отправить” запускает процесс согласования.
Ответственному на первом этапе приходит оповещение на Email, сообщающее, что ему назначен комплект на согласование с указанием сроков проверки данного комплекта. Ссылка в письме открывает непосредственно комплект согласования.
Всем участникам процесса согласования файлы доступны только для чтения. Ответственный проверяет документы в комплекте, при необходимости выдает замечания и затем присваивает соответствующие преднастроенные администратором проекта статусы для каждого файла.
- Для установки статуса нескольким файлам, выберите их галочками, а затем в панели инструментов присвойте статус.
- Для установки статуса одному файлу, выберите статус в правой части экрана.
После присвоения статусов нажмите “Завершить этап” в правой верхней части экрана и оставьте комментарий для этапа, например, если файл был утвержден с замечаниями. Также есть возможность копировать комментарий с предыдущего этапа
После завершения этапа комплект перейдет на другой этап согласования к следующему ответственному. Для получения подробной информации о предыдущем этапе наведите на иконку этапа.
После создания замечаний к документу, в окне согласования отображается список замечаний по данному комплекту.
При смене статуса замечаний на “Закрыто”, замечание удаляется из списка замечаний по комплекту и отображается только в общем реестре замечаний.
На этапе подписания документов при попытке завершить этап без подписи ЭЦП появится предупреждающее окно
При загрузке новой версии на согласование необходимо зайти в уже созданный комплект согласования, выбрать файлы и нажать
- обновить версию.
При попытке отправить на согласование не актуальную версию документа появится предупреждающее окно
Из согласования можно перейти к папке, в которую загружены файлы. Для этого ПКМ по файлу → Открыть папку.
После завершения процесса согласования появляется кнопка "Открыть папку", которая перенаправляет пользователя в папку, куда скопирован согласованный файл.
¶ Реестр согласований
Все созданные в проекте комплекты согласования хранятся в табличной форме в разделе “Согласования”.
В реестре отображается необходимая информация о комплектах:
- Номер и статус комплекта
- Шифр комплекта
- Название комплекта
- Тип согласования
- Договорная дата окончания согласования комплекта
- Плановая дата окончания согласования комплекта
- ΔД - разница между текущей датой и договорной
- ΔП - разница между текущей датой и плановой
- Дата первой отправки комплекта на согласование
- Дата запуска на согласование текущей версии комплекта
- Разница между текущей датой и плановой датой окончания согласования
- Количество согласованных файлов к комплекте
- Ответственный на текущем этапе согласования
- Состояние процесса согласования
Для просмотра и редактирования комплекта, нажмите на строку согласования в реестре.
Для выгрузки реестра согласований необходимо выбрать “Экспорт”.
При выборе “Экспорт” выгружается таблица,аналогичная таблице в SIGNAL DOCS.
При выборе “Экспорт с файлами” выгружается информация по каждому загруженному в комплект файлу,а также по каждому этапу согласований.
