Skip to main content

3.1.1 Сервис SIGNAL DOCS

SIGNAL DOCS является системой технического документооборота, с помощью которой выполняется хранение[1] и передача файлов инженерных данных на проекте. В систему можно загружать любые форматы файлов, просматривать PDF-документы, DOCX, XLSX, JPG, RVT, DWG, NWD и другие CAD форматы, доступно редактирование Google документов.

В SIGNAL DOCS  имеется функционал хранения данных, просмотра файлов, выдачи замечаний, сохранения версионности, согласования. Доступ к данным осуществляется через web-браузер на ПК или мобильных устройствах. При этом, у пользователя должна быть создана учётная запись SIGNAL, где логином является текущий e-mail.

[1] Данные могут храниться на своих локальных серверах, через установку и настройку своего S3 хранилища. Если пользователю это не требуется, то по умолчанию данные хранятся на серверах SIGNAL.

Создание проекта и добавление пользователей

Администрирование компаний и проектов осуществляется в хабе SIGNAL . Полная инструкция по созданию и администрированию компаний находится в разделе 2.1. Авторизация в Среде Общих Данных

В данной инструкции рассмотрим создание проекта, добавление пользователей и ролей.

После создания компании и раздачи лицензий администратору необходимо создать проект и добавить в него пользователей.

1. Создадим проект. Для этого перейдите в hub.sgnl.pro ➤ раздел КОМПАНИЯ ➤ вкладка ПРОЕКТЫ и нажмите +

image-1686836030123.png

2. В появившемся окне заполните поля и нажмите "Добавить"

image-1686836045705.png

3. Проект создан. Теперь добавим пользователей в проект. Нажмите "Добавить пользователя".

image-1686836060423.png

4. В появившемся окне выберите из списка пользователя и нажмите "Добавить".

image-1686836077151.png

5. Пользователи добавлены, теперь можно назначить им роли

Создание и назначение ролей

В сервисе SIGNAL DOCS «роли» служат для возможности настраивать доступ участников проекта в зависимости от их обязанностей к дополнительным модулям и элементам системы.

1. Для того чтобы создать роль перейдите на сайт hub.sgnl.pro ➤ раздел КОМПАНИЯ ➤ вкладка РОЛИ и нажмите "Добавить"

image-1686836175108.png

2. В появившемся окне задайте название роли и нажмите "Добавить"

image-1686836186924.png

3. После создания всех необходимых ролей перейдите на вкладку ПОЛЬЗОВАТЕЛИ, нажмите на три точки в столбце “Роль” и назначьте для пользователя соответствующую роль. Теперь пользователю автоматически будет назначаться роль при добавлении его в новый проект. Для разных пользователей можно назначить одну и ту же роль, например, Проектировщики.

image-1686836227861.png

Чтобы поменять роль пользователю в уже существующем проекте перейдите во вкладку ПРОЕКТЫ, нажмите на три точки в столбце “Роль” и назначьте для пользователя соответствующую роль на данном проекте.

image-1686836239310.png

4. После этого Роли станут доступны в настройках прав доступа в SIGNAL DOCS

Настройка прав доступа к папкам

В SIGNAL DOCS администраторы проекта могут давать различные права доступа пользователям и ролям на конкретные папки.

Перейдите на docs.sgnl.pro 

1. Чтобы зайти в настройки доступа, нажмите ПКМ напротив папки ➤ “Редактировать доступ”

image-1703239822471.png

2. В открывшемся окне нажмите "Добавить". Далее из списка выберите пользователя или роль и нажмите "Добавить". В одной роли могут находится несколько пользователей, например, Проектировщики. (см. Создание ролей)

image-1686836287860.png

3. После добавления пользователей задайте им определенные права доступа на папку в столбце ПРАВА.  При этом, подпапки наследуют права доступа родительской папки. 

image-1686836299610.png

Существует несколько уровней прав доступа к папкам:

  • Просмотр и скачивание - пользователи могут только открывать, просматривать и скачивать файлы в папках
  • Загрузка - пользователи получают возможность загружать свои файлы в папку
  • Редактирование - пользователи получают полный доступ на редактирование файлов в папке (удаление, переименование и т.д.)
Действия | Права доступа Просмотр и скачивание Загрузка Редактирование
Просмотр файлов
Скопировать ссылку на файл
Скачать
Публиковать файлы
Подписывать файлы
Создавать замечания
Загрузить файл/ссылку
Добавить вложенную папку
Копировать файл/папку
Переместить файл/папку
Переименовать файл/папку
Удалить файл/папку
Восстановить файл/папку

Добавление ссылок на docs.google

В сервисе SIGNAL DOCS возможно добавлять ссылки на Google Документы и Google Таблицы.

1. Нажмите + и выберите “Ссылка”

image-1703239854055.png

2. В появившемся окне впишите название файла и вставьте скопированную ссылку на docs.google в поле “Ссылка на файл”. Нажмите “Загрузить”

image-1686836337357.png

3. Будет создан файл, при нажатии на который Документы и Таблицы google будут открываться в сервисе DOCS

image-1686836350076.png

Создание структуры дерева проекта

Способ 1. Чтобы создать папку нажмите ПКМ напротив папки ➤ Добавить папку

image-1703239899428.png

Способ 2. Если у Вас есть структура проекта на компьютере, то Вы можете перенести ее в DOCS. Для успешного переноса требуется, чтобы в каждой папке находились файлы, т.е. папки не должны быть пусты, иначе они не будут перенесены.

Перетащите вашу структуру из проводника в область DOCS

image-1686836379335.png

Версионность

В сервисе SIGNAL DOCS доступна работа с версиями файлов. Предыдущая версия файла сохраняется в истории, при загрузке нового файла с таким же именем. Таким образом, версионность позволяет отслеживать различные версии файла и возвращаться к предыдущим версиям при необходимости.

1. Чтобы открыть историю файла, нажмите на номер версии файла в колонке “Версия”

image-1691669676593.png

2. Откроется окно со списком всех версий файла с информацией о том, кто и когда добавлял документ. Напротив актуальной версии файла стоит отметка (Текущая).

image-1691669849127.png

  • Пользователи с правами доступа на редактирование могут сделать старую версию текущей. Для этого необходимо нажать image-1691669859628.png
  • Для скачивания любой версии файла нажмите image-1691669882765.png

Восстановление удаленных файлов

Все удаленные файлы хранятся в корзине. Восстановить файлы может только администратор проекта.

1. Перейдите в папку, где был удален файл, и в нижнем левом углу нажмите “КОРЗИНА”

image-1691669998031.png

2. Появится список файлов, содержащихся в корзине, с информацией о том, кто и когда удалил файл. Для восстановления поставьте галочки напротив файлов и нажмите “Восстановить”. Для восстановления одного файла нажмите ПКМ ➤ Восстановить.

image-1691669986582.png

3. Для выхода из корзины снова нажмите “КОРЗИНА”

Поддерживаемые форматы файлов

Для просмотра 3D моделей в сервисе SIGNAL DOCS используется Forge viewer, который поддерживает следующие форматы файлов:

Описание Формат
AutoCAD .cad .dwg .dfx
Revit .rvt .rfa .rte
Navisworks .nwc .nwd
Industry Foundation Classes .ifc
ArchiCAD .pln
DWF Viewer .dwf
AutoCAD, SolidWorks .dxf
3ds Max .fbx .3ds
Rhino .3dm .rng
SketchUp .skp
MicroStation .dgn
Wavefront OBJ .obj
Collada .dae
Stereolithography .stl
ACIS .sat
Standard for the Exchange of Product Data .step .stp

Подписание документов

Для подписания документов необходимо установить плагин cryptopro.

1. Чтобы подписать несколько документов, поставьте галочки напротив файлов и нажмите “Подписать”. Для подписания одного документа нажмите ПКМ ➤ Подписать.

image-1703238031496.png

2. Выберите нужный сертификат из списка и нажмите “Подписать”. Все выбранные файлы будут подписаны.

image-1703238044045.png

3. Чтобы посмотреть подписи файла, нажмите иконку image-1703765550632.png в столбе “Подпись”. В открывшемся окне Вы можете скачать файл со всеми подписями или отдельную подпись каждого пользователя в формате .sig.

image-1703238064785.png

Публикация файлов

В сервисе SIGNAL DOCS есть возможность открыть общий доступ к любым файлам и папкам и делиться ими со всеми участниками строительного процесса, даже не имеющих лицензии DOCS.

1. Чтобы открыть общий доступ для файла или папки нажмите ПКМ Поделиться.

image-1703238102427.png

2. В открывшемся окне выберите из списка Тип публикации и нажмите “Открыть доступ”. Ссылка на опубликованный файл будет автоматически скопирована в буфер обмена.

image-1703749477079.png

Типы публикаций:

  • “Просмотр” - позволяет пользователю только посмотреть опубликованный документ без возможности скачать его.
  • “Просмотр и скачивание” - позволяет пользователю просмотреть документ и скачать его.

3. При открытии опубликованной ссылки на папку пользователь увидит все файлы и дочерние папки, входящие в папку с общим доступом.

image-1703748702487.png

Нажав на любой файл, его можно открыть для просмотра и скачать, в зависимости от выбранного Типа публикации.

image-1703748725329.png

4. Все опубликованные файлы и папки помечены иконкой image-1703748741610.png, нажав на которую, откроется окно с возможностью вновь скопировать опубликованный файл, поменять тип публикации или отключить общий доступ для файла.

image-1703238241559.png

5. Администратор проекта имеет доступ ко всем опубликованным ссылкам, хранящимся в табличной форме в разделе Публичные ссылки. 

image-1703748787402.png

В данном разделе отображается следующая информация:

  • Номер ссылки в списке;
  • Имя опубликованного файла или папки;
  • Ссылка на опубликованный файл или папку, которую можно скопировать или удалить, тем самым отключить общий доступ;
  • Кем добавлена ссылка;
  • Дата, когда была добавлена ссылка.

Замечания

В сервисе SIGNAL DOCS реализовано создание замечаний для файлов любого формата. Замечания создаются как в самом документе, так и из реестра замечаний без привязки к документу.

Настройки замечаний

Администратор проекта имеет доступ к Настройкам проекта, а также полный доступ к редактированию любого замечания.

В настройках проекта администратор создает типы замечаний для текущего проекта. Каждому типу могут быть назначены пользовательские атрибуты, в которых пользователь сможет указать дополнительную информацию по замечанию.

image-1703763271311.png

Для добавления Пользовательского атрибута нажмите image-1703763285574.png.

Виды пользовательских атрибутов:

  • Атрибут “Текст” позволяет пользователю ввести произвольный текст для предоставления дополнительной информации, пояснений или комментариев к замечанию.
  • Атрибут "Да/Нет" представляет собой логическое значение, которое позволяет пользователю выбрать один из двух вариантов ответа: "Да" или "Нет". Он используется для получения простого ответа на вопрос.
  • Атрибут “Список” используется для предоставления пользователю списка предопределенных вариантов ответа, например, для выбора вида работ, вида нарушения и т.д.
  • Атрибут "Дата" позволяет пользователю выбрать дату или ввести ее вручную. Он используется для указания временных меток или сроков выполнения, связанных с замечанием.

Каждый атрибут может быть обязательным или необязательным. За это отвечает переключательimage-1703763310200.png.

Реестр замечаний

Все созданные в проекте замечания хранятся в табличной форме разделе “Замечания”.

image-1703763332211.png

В реестре отображается необходимая информация о замечаниях:

  • Номер и статус замечания
  • Тип замечания
  • Название
  • Описание
  • Ответственный за устранение замечания
  • Файл - при нажатии на поле открывается документ, которому назначено замечание
  • Дата последнего изменения замечания

Для просмотра и редактирования замечания, нажмите на строку замечания в реестре.

image-1703763690634.png

Чтобы открыть документ, в котором создано замечание, нажмите на путь к файлу в поле “Документ”

Навигация по реестру осуществляется с помощью поиска по названию замечания и фильтров по статусу в верхнем правом углу экрана

image-1703763362928.png

Все замечания можно экспортировать в формате Excel, нажав image-1703763379695.png.

Создание замечаний

Любой пользователь SIGNAL DOCS может создать замечание. Доступ к редактированию замечания имеют сам Автор замечания, Ответственный за устранение замечания и Администратор проекта.

Для создания замечания без привязки к документу перейдите в раздел “Замечания” и нажмите image-1703763408406.png в левом верхнем углу. В открывшемся окне заполните форму замечания.

image-1703763418884.png

Для создания замечания, привязанного к документу, откройте любой файл и в правой части экрана нажмите image-1703763431065.png.

image-1703763444345.png

В левой части экрана откроется форма замечания, которую необходимо заполнить:

  • Тип замечания - типы настраиваются администратором проекта. Каждый тип имеет собственное предназначение и пользовательские атрибуты.
  • Название - краткое наименование замечания, отображаемое в реестре замечаний и по смыслу относящееся к типу.
  • Ответственный - указывается ответственные за устранение замечания пользователь или роль, являющиеся участниками проекта. Ответственному будет направлено уведомление на электронную почту о создании замечания.
  • Статус - выбирается один из статусов замечания: “Черновик”, “Открыто”, “На рассмотрении”, “Закрыто”, “Удалено”. При выборе статуса “Черновик” ответственному не будет отправлено письмо на электронную почту.
  • Местоположение - указывается местоположение замечания на чертеже. Например, Оси А-Б/1-2.
  • Описание - заполняется для более подробного описания замечания.
  • Файлы - добавление к замечанию дополнительных файлов из проекта.
  • Пользовательские атрибуты (при наличии) - создаются администратором проекта и используются для добавления дополнительной информации к замечанию, например, Вид нарушения, Вид работ, Категория и т.д.

Обязательные для заполнения поля отмечены звездочкой *

В документах PDF и Изображениях можно оставлять пометки для каждого замечания. На выбор доступно 5 типов пометок: Стрелка, Прямоугольник, Карандаш, Текст и Эллипс. Оставленные пометки сохраняются во всех версиях документа.

image-1703763461434.png

После создания или смены статуса замечания ответственному пользователю и автору замечания будет приходить письмо на Email, уведомляющее о создании или смене статуса замечания.

image-1703763472179.png

Перейдя по ссылке в письме, пользователь может открыть документ и подробнее ознакомиться с назначенным ему замечанием.

Чтобы открыть или закрыть список замечаний в текущем файле, нажмите image-1703763484337.png в верхней части документа.

image-1703763492808.png

Согласования

Настройки согласования

В настройках согласования Администратор создает типы согласований для текущего проекта. В типах назначаются этапы согласований с ответственными за проверку документации пользователями. Также настраиваются статусы, штампование, подписание, копирование и оповещения.

Настройки Согласования находятся в Настройках проекта

image-1705929637494.png

Рассмотрим подробнее каждый блок настроек:

Этапы согласований

Здесь назначаются пользователи или роли, ответственные за проверку документации. В процессе согласования каждый указанный ответственный на своем этапе проверяет документы из комплекта и ставит им соответствующие статусы. Можно указать до 10 ответственных.

Срок согласования устанавливается в кружке напротив ответственного (до 31 дней).

Если ответственный с включенным замком image-1705928249611.png отклонит документ в комплекте как не прошедший проверку, то документ заблокируется и ответственные на следующих этапах согласования не смогут поставить статус для этого документа. Если замок отключен, то в случае отклонения файла, он все равно перейдет на проверку к следующему ответственному.

По умолчанию процесс согласования проходит последовательно image-1705928267079.png, но начиная от трех пользователей появляется возможность выбрать параллельный image-1705928275270.png порядок согласования. Таким образом, параллельный этап запускается и становится активным вместе с предыдущим.

Например, в данном случае этап 2 будет идти вместе с этапом 1.

image-1705928364715.png

Статусы

В поле “Статус” выбирается тип статуса, являющийся логической опцией, отвечающей за продвижение документа к следующему этапу согласования: Утверждено или Отклонено. Таким образом, утвержденный документ переходит к следующему этапу согласования, а отклоненный документ не переходит.

image-1705928408533.png

В последующих полях указываются название и иконка статуса, которые будут отображаться для пользователей в процессе согласования. Можно добавить до 10 статусов.

Штампование

На этапе “Штампование” проставляются штампы и QR на документы из комплекта.

Сначала из списка выбирается тип штампования:

  • Штамп - будет проставлен только Штамп
  • QR-код - будет проставлен только QR
  • Штамп и QR-код - будут проставлены Штамп и QR
  • Не штамповать

image-1705928420720.png

Затем выбирается Ответственный за этап штампования, который проверяет правильность штампования документов.

  • Если выбрана опция "Завершать этап автоматически", то при успешной обработке всех файлов (штампование) этап автоматически переходит на следующий. Однако, если произошла ошибка хотя бы с одним файлом, Ответственный получает уведомление на электронную почту о возникшей ошибке. В таком случае, Ответственному требуется принять соответствующие меры: либо повторно отправить файл для штампования, либо продолжить согласование без этого файла.
  • Если опция "Завершать этап автоматически" не выбрана, то после штампования файлов ответственному всегда приходит уведомление по электронной почте о завершении этапа. Он проверяет правильность нанесения штампов и принимает решение о продолжении согласования. Если все в порядке, он может перейти к следующему этапу. Если есть ошибки, то Ответственный повторно отправляет файлы для штампования или продолжает согласование без них.

Для QR и Штампа заполните страницы наложения (страницы, на которые будут нанесены штамп и QR). Для Штампа также заполните поля Компания, ФИО и Должность.

По умолчанию для полей “Масштаб”, “Отступ” и “Размер” заполнены оптимальные значения для простановки штампа и QR. При необходимости замените данные значения.

image-1705928517077.png

Подписания

На этапах подписания назначаются пользователи или роли, которые ответственны за подписание документов с помощью ЭЦП. Также указывается срок подписания документов (до 31 дней).

image-1705928531756.png

Как и этапы согласования, подписания могут проходить последовательно или параллельно

Копирование

На данном этапе указывается папка, в которую необходимо скопировать проштампованные документы из комплекта.

image-1705928611272.png

Можно выбрать несколько вариантов копирования:

  • Не копировать
  • Копировать в конкретную папку - Папка для копирования указывается в настройках согласования
  • Отстроить структуру - Указываются две папки: исходящая папка - это та, относительно которой считывается путь до согласованного и копируемого файла. Входящая папка - это та папка, в которой дублируется аналогичная структура папок для складывания копируемых файлов.
  • Указать папку на финальном этапе согласования - Ответственный на последнем этапе согласования указывает папку, куда будут скопированы файлы из комплекта

Оповещение

Опция Оповещения позволяет указать пользователя, роль или Email, которым будет приходить полный отчет о согласовании после его завершения

image-1705928699336.png

Создание согласования

Все пользователи проекта могут создавать комплекты согласования и отправлять их на проверку.

Для создания комплекта согласования нажмите “+” и в открывшемся окне заполните следующие  поля:

  • “Название” комплекта.
  • “Шифр” комплекта.
  • “Плановую дату” окончания процесса согласования.
  • Выберите преднастроенный “Тип согласования".

image-1705928780375.png

Затем откройте созданный комплект согласования, нажав на строку в реестре, и добавьте файлы к комплекту. Добавление файлов в комплект осуществляется как из комплекта согласования, так и из раздела “Документы”.

  • Для добавления файлов непосредственно из комплекта, нажмите “+” и в открывшемся окне выберите необходимые документы.

image-1705928800266.png

  • Чтобы добавить файлы из раздела “Документы”, нажмите ПКМ ➤ Добавить в согласования.

image-1705928814895.png

В верхней части находятся этапы согласования, при наведении на которые отображается информация об этапе. В правой части отображается состояние статусов каждого файла на этапе.

image-1705928829667.png

Условные обозначения:

image-1705928851315.png  - Этап согласования с ответственным проверяющим.

image-1705928859517.png - Этап подписания документов.

image-1705928866122.png  - Этап штампования и простановки QR на файлах.

image-1705928879904.png - Этап копирования документов из комплекта в указанную папку.

Запуск согласования

Кнопка “Отправить” запускает процесс согласования.

image-1705928915823.png

Ответственному на первом этапе приходит оповещение на Email, сообщающее, что ему назначен комплект на согласование с указанием сроков проверки данного комплекта. Ссылка в письме открывает непосредственно комплект согласования.

image-1705928927291.png

Всем участникам процесса согласования файлы доступны только для чтения. Ответственный проверяет документы в комплекте, при необходимости выдает замечания и затем присваивает соответствующие преднастроенные статусы для каждого файла.

image-1705928938984.png

  • Для установки статуса нескольким файлам, выберите их галочками, а затем в панели инструментов присвойте статус.
  • Для установки статуса одному файлу, выберите статус в правой части экрана.

После присвоения статусов нажмите  “Завершить этап” в правой верхней части экрана и оставьте комментарий для этапа, например, если файл был утвержден с замечаниями.

image-1705928967369.png

После завершения этапа комплект перейдет на другой этап согласования к следующему ответственному. Для получения подробной информации о предыдущем этапе наведите на иконку этапа.

image-1705928981253.png

Реестр согласований

Все созданные в проекте комплекты согласования хранятся в табличной форме в разделе “Согласования”.

image-1705928998567.png

В реестре отображается необходимая информация о комплектах:

  • Номер и статус комплекта
  • Шифр комплекта
  • Название комплекта
  • Плановая дата окончания согласования комплекта
  • Разница между текущей датой и плановой датой окончания согласования
  • Количество согласованных файлов к комплекте
  • Ответственный на текущем этапе согласования
  • Состояние процесса согласования

Для просмотра и редактирования комплекта, нажмите на строку согласования в реестре.