< DOCS. Согласования | DOCS. Публикация файлов >
Передача — инструмент для обмена пакетами документации между сторонами с фиксацией состава и версий файлов. В зависимости от настроек типа система может сформировать акт приёма-передачи, запросить подписи отправителя и получателя и разрешить скачивание только после получения пакета.
¶ 1. Основные понятия
Пакет передачи — набор зафиксированных версий файлов, объединённых для отправки одному получателю. Пакет имеет номер, шифр, название, тип и статус.
Тип передачи — набор правил, определяющий права пользователей и маршрут пакета: нужен ли акт и его подписание ЭЦП, когда можно скачивать файлы, используется ли публичная ссылка, куда копировать акт и какие значения подставлять при создании.
Акт приёма-передачи — PDF-документ с реквизитами передачи и перечнем файлов. В акте указываются имена, версии, даты создания, размеры и хэш-суммы файлов по алгоритму GOST 2012-256. Если это задано в настройках типа, в конце акта выводится дополнительный текст.
Отправитель формирует пакет, подтверждает или подписывает акт и отправляет пакет получателю.
Получатель принимает или отклоняет пакет. Получателем может быть пользователь проекта, роль проекта или внешнее лицо, которому отправлена публичная ссылка по электронной почте.
Статусы передачи
Последовательность успешной передачи:
Черновик→Сформирован→СогласованилиПодписан→Отправлен→Просмотрен→Получен
- Черновик — пакет создан; состав файлов и свойства можно менять.
- Сформирован — акт создан и ожидает подтверждения или подписи отправителя.
- Согласован — отправитель подтвердил пакет без ЭЦП или акт не требуется; пакет можно отправлять.
- Подписан — отправитель подписал акт ЭЦП; пакет можно отправлять.
- Отправлен — пакет отправлен выбранному получателю.
- Просмотрен — получатель открыл пакет.
- Получен — получатель подтвердил или подписал пакет; файлы доступны по правилам типа передачи.
- Отклонён — получатель отклонил пакет и оставил комментарий. Пакет снова можно отредактировать и сформировать.
¶ 2. Реестр передач
¶ 2.1. Столбцы и навигация
Откройте вкладку «Передача» в верхнем меню DOCS. Каждая строка реестра соответствует одному пакету передачи.
В таблице доступны номер, шифр, название, тип, статус, номер договора, дата создания, автор, отправитель, компания-отправитель, дата отправки, получатель, компания-получатель и дата получения. Отображаемые столбцы зависят от сохранённой настройки таблицы.
Набор, порядок и ширину столбцов можно сохранить как пользовательскую настройку. В реестре также доступны поиск, фильтры, сортировка и постраничный просмотр.
¶ 2.2. Действия с реестром
В реестре можно:
- создать пакет;
- открыть пакет нажатием на строку;
- отфильтровать список, в том числе по типам и статусам передачи;
- экспортировать список в XLSX;
- изменить пакет или создать его копию с помощью кнопок при наведении на строку;
- удалить выбранные пакеты;
- открыть корзину и восстановить удалённые пакеты — для администратора проекта.
При копировании в окно создания подставляются тип, шифр, название и все неудалённые файлы исходного пакета. Перед созданием новой передачи параметры и состав файлов можно изменить.
¶ 3. Карточка пакета
Карточка открывается нажатием на строку реестра. В ней отображаются этапы передачи, сведения о выполненных действиях и таблица зафиксированных версий файлов.
¶ 3.1. Этапы и кнопки действий
Набор активных кнопок зависит от статуса пакета, настроек типа, роли пользователя и его участия в передаче.
| Действие | Когда доступно | Результат |
|---|---|---|
| «Добавить», «Удалить», «Обновить версии» | Черновик, Отклонён |
Изменяется состав или версии файлов пакета |
| «Сформировать» | Черновик, Отклонён; в пакете есть файлы |
Создаётся акт или пакет переходит к подтверждению без акта |
| «Подписать» / «Согласовать» | Сформирован |
Отправитель подтверждает акт или пакет |
| «Отправить» | Подписан, Согласован |
Получателю отправляется ссылка на пакет |
| «Подписать» / «Согласовать» получателем | Отправлен, Просмотрен |
Пакет переходит в статус Получен |
| «Отклонить» | Отправлен, Просмотрен |
Пакет возвращается отправителю с комментарием |
| «Скачать» | По правилам типа передачи | Скачивается архив файлов и акт, если он формировался |
Наведение на пройденный этап показывает дату и участника действия. Акт можно скачать с этапа подписания, если для типа передачи предусмотрено его формирование.
¶ 3.2. Файлы пакета
В пакет добавляются выбранные версии файлов. В статусах «Черновик» и «Отклонён» пользователь с соответствующими правами может:
- добавить или удалить файлы;
- обновить выбранные файлы до актуальных версий;
- изменить шифр и название пакета.
Если среди выбранных файлов есть актуальные и неактуальные версии, при обновлении актуальные будут пропущены. После формирования акта состав пакета фиксируется. Если получатель отклонил пакет, состав и свойства снова можно изменить, после чего акт нужно сформировать повторно.
Файлы PDF, офисные документы и поддерживаемые модели можно открыть во встроенном просмотрщике. В ленте просмотра доступны соседние файлы пакета.
¶ 4. Процесс передачи
¶ 4.1. Создание пакета
Создать пакет можно несколькими способами:
- на вкладке «Передача» — нажать «Создать»;
- в разделе «Документы» — выбрать файлы и добавить их в новый или существующий пакет;
- из завершённого комплекта согласования — создать пакет из выбранных файлов. Шифр и название подставляются автоматически, но их можно изменить; акт можно сформировать сразу.
- Выберите доступный «Тип передачи».
- Заполните обязательные поля «Шифр» и «Название».
- При необходимости укажите пользователей и роли в поле «Оповестить».
- Добавьте файлы. В пакет попадут выбранные на этот момент версии.
- Если нужно сразу перейти к формированию акта, включите «Сформировать акт» и нажмите «Далее». Иначе нажмите «Создать» — пакет сохранится как черновик.
После добавления файлов из раздела «Документы» окно остаётся открытым: можно нажать «Открыть передачу» и перейти в пакет.
¶ 4.2. Формирование акта
Чтобы сформировать акт из черновика, откройте пакет и нажмите «Сформировать». Укажите «Отправителя», «Получателя», «Номер договора» и «Название проекта».
Администратор может задать эти значения по умолчанию в типе передачи. Если название проекта не задано, подставляется название текущего проекта. Перед формированием акт можно открыть в предпросмотре.
Если для типа акт не требуется, отдельный PDF не создаётся, а пакет сразу переходит к подтверждению и отправке.
¶ 4.3. Подтверждение отправителем
После формирования акта отправитель выполняет действие, заданное типом передачи:
- если требуется ЭЦП — нажимает «Подписать» и выбирает сертификат;
- если ЭЦП не требуется — нажимает «Согласовать».
Для подписания ЭЦП нужны установленный CryptoPro, доступный сертификат и носитель с закрытым ключом, если он хранится на токене.
¶ 4.4. Отправка получателю
Нажмите «Отправить» и выберите получателя. В обычном типе передачи это пользователь или роль проекта. Если в типе включена «Публичная ссылка», укажите адрес электронной почты внешнего получателя.
Получателя можно заранее задать в настройках типа. Перед отправкой его можно изменить.
Система отправит получателю уведомление со ссылкой. Когда получатель откроет пакет, его статус изменится на «Просмотрен».
¶ 4.5. Получение и отклонение
Получатель открывает пакет по ссылке из уведомления, просматривает акт и файлы, а затем:
- подписывает акт ЭЦП, если подпись обязательна;
- нажимает «Согласовать», если ЭЦП не требуется;
- нажимает «Отклонить» и указывает комментарий, если пакет нужно вернуть отправителю.
Для публичной передачи учётная запись и доступ к проекту не требуются. Внешний получатель переходит по публичной ссылке, указывает имя и выполняет доступное для типа действие.
Если пакет отклонён, отправитель получает уведомление. После исправления состава или свойств пакет можно сформировать и отправить повторно.
¶ 4.6. Скачивание
Нажмите «Скачать», чтобы получить архив с файлами пакета и актом, если он формировался. Возможность скачивания до подтверждения получателем зависит от настройки «Скачать можно только после подписания»:
- если настройка включена, скачивание открывается после получения пакета;
- если выключена, файлы доступны раньше пользователям, у которых есть доступ к пакету.
¶ 5. Настройки типов передачи
Раздел доступен администратору проекта в «Настройки проекта» → «Передача».
Администратор управляет типами передачи, доступами ролей и параметрами маршрута. При выборе типа в левой части страницы в правой части отображаются его настройки.
¶ 5.1. Управление типами
Тип передачи можно создать, переименовать, удалить или восстановить. Удалённый тип нельзя выбрать для нового пакета, но созданные ранее передачи сохраняются.
¶ 5.2. Права доступа
Доступ к типу передачи определяется ролями пользователя. Права повышаются последовательно: «Редактирование» включает создание и просмотр, а «Создание» включает просмотр.
| Действие | Просмотр | Создание | Редактирование | Администратор |
|---|---|---|---|---|
| Просмотр реестра и пакета | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Создание и копирование пакета | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Добавление, удаление и обновление версий файлов | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Формирование акта | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Изменение типа, шифра и названия | — | — | ✓ | ✓ |
| Удаление пакета | — | — | ✓ | ✓ |
Автор сформированного акта или пользователь с правом редактирования может подтвердить акт и отправить пакет. Получение, подписание и отклонение доступны назначенному получателю. Администратору проекта доступны все типы и административные действия.
¶ 5.3. Общие настройки
- «Требуется акт приёма-передачи» — формировать PDF-акт. При выключении также отключаются подписание ЭЦП, ограничение скачивания и публичная ссылка.
- «Требуется подписание ЭЦП» — отправитель и получатель подписывают акт сертификатами. Если выключено, стороны подтверждают пакет без ЭЦП.
- «Скачать можно только после подписания» — не разрешать получателю скачивать файлы до подтверждения пакета.
- «Папка для копирования» — сохранять сформированные акты в выбранной папке DOCS.
¶ 5.4. Получатель и значения по умолчанию
В обычном типе можно выбрать пользователя или роль проекта по умолчанию. При включённой «Публичной ссылке» вместо этого указывается внешний email. Поле можно оставить пустым и заполнить при отправке конкретного пакета.
Для нового пакета можно заранее задать список оповещаемых пользователей и ролей. Для акта можно задать отправителя, получателя, номер договора, название проекта и дополнительный текст длиной до 1000 символов. При создании пакета подставленные значения можно изменить.